O que é VMI? Como Gerenciar Estoques dos Distribuidores e Varejo? [Atualizado 2023]

Quando o assunto é cadeia produtiva, manter equilíbrio e sintonia entre as demandas de produtos do varejo e a reposição disponibilizada pela indústria ainda é um problema.

De um lado, temos o varejo que precisa de produtos sempre abastecidos nas prateleiras para evitar ruptura ou excesso de estoque.

Do outro lado temos a indústria, que precisa produzir em quantidade alinhada à demanda, um processo que exige controle e acompanhamento dos dados de sell out com máxima acurácia.

É aí que surgem as soluções baseadas no VMI. As metodologias do VMI ajudam no controle de reposição nos pontos de venda e fornecem dados confiáveis para suprir a demanda de abastecimento.

Mas afinal, o que é VMI? Como ele garante melhores previsões e tomadas de decisões embasadas em dados de venda? Compreenda abaixo essa ferramenta que pode ser a solução dos seus problemas de estoque.

VMI, O Que É?

VMI é a sigla em inglês da expressão “Vendor Managed Inventory”, que em português literalmente significa “estoque gerenciado pelo fornecedor”.

Sendo assim, o termo trata basicamente do controle de estoque realizado através do fornecedor de um determinado canal de distribuição, podendo este fornecedor ser tanto a indústria quanto o distribuidor do varejo.

Ao invés do distribuidor ter que fazer um pedido de produtos para a indústria, a própria indústria que irá apurar os dados de giro de estoque para fazer a reposição necessária, o que possibilita a otimização do processo de reposição.

Assim, um dos principais benefícios dessa ferramenta é eliminar falhas cometidas no momento do pedido e corrigir demais gargalos que estejam ocorrendo no processo de gestão de estoques.

Que Problemas o VMI Resolve?

O encadeamento de produção da indústria passa por uma série de etapas relativas em tempo, mas que, dada a automatização da produção, é possível prever e traçar uma média daquilo que será produzido em um certo período. Portanto, a indústria tem um ritmo de produção contínuo, mas que deve ser ajustado de acordo com a proporção das demandas dos distribuidores e do varejo.

Com a variação das demandas do mês, se a produção da indústria mantiver um ritmo fixado, o estoque do distribuidor pode acabar inflado com produtos que ele não necessariamente precisa.

Por outro lado, também é comum a falta de produtos e rupturas de estoque são apenas uma das consequências de uma má gestão da produção através da demanda.

Um comprador que não fez a compra em quantidade devida durante o mês também pode pressionar a indústria por descontos em compras de volume maior no fim do mês, o que pode aumentar os custos de produção.

Por isso, o VMI surge como um facilitador desse processo: como o distribuidor ou o varejista não precisa fazer o pedido diretamente, é a indústria que vai cuidar para que os estoques permaneçam abastecidos na medida correta baseado nos dados diretos dos seus parceiros.

Sendo assim, a indústria não corre o risco de superprodução e gerencia melhor os problemas de sell-out, além de dar vazão a melhores campanhas de incentivo, por exemplo.

Conclui-se, portanto, que o VMI é um elemento favorável no momento de criar parcerias entre compradores e fornecedores, algo que é extremamente benéfico ao consumidor, levando em conta o desenvolvimento do ECR (Efficient Consumer Response, em português, resposta eficiente ao consumidor).

5 Principais Vantagens do VMI

Para o VMI eliminar falhas e corrigir gargalos no processo de gestão de estoque da forma correta, é preciso que haja maturidade tecnológica e operacional na cadeia produtiva das duas partes envolvidas.

As vantagens que a indústria e distribuidores tem ao implementar um VMI eficiente são:

• Ao se favorecer da eficiência dos processos da indústria, o varejista pode ter falhas corrigidas ao compartilhar o controle do seu estoque;
• Aumento de faturamento e margem ao diminuir a ruptura ou excesso de estoque;
• Queda dos níveis de estoque através de reposições baseadas em dados corretos de consumo e políticas de estoque balanceadas;
• Mais tempo para focar em atividades estratégicas para o crescimento do negócio, a partir do momento em que o gerenciamento de estoques é automatizado;
• Aumento do nível de serviço e qualidade no atendimento com produtos sempre disponíveis nos pontos de venda.

3 Desafios Que Você Enfrentará na Implementação do VMI

Bem como qualquer outra ferramenta estratégica na supply chain, é essencial levar em conta vários fatores antes de adotar a medida para a modificação da dinâmica de negócio.

1.Reconhecimento dos problemas da indústria: inicialmente, um dos desafios é olhar para os problemas do negócio.

Como é uma tecnologia recente e disruptiva há a necessidade de entender quais são os gargalos existentes na operação, como por exemplo, grande volume de dinheiro perdido por estoque parado ou próximo do vencimento.

Assim, existe a possibilidade de buscar pelas soluções de tecnologia existentes que contribuam para diminuir esses impactos.

2. Abordagem e negociação: outra questão importante de ser mencionada, é oformato de abordagem do estoque gerenciado pelo fornecedor. Uma abordagem mal feita pode trazer problemas ao fornecedor e dificultar o processo de abastecimento.

Existem várias formas de se realizar as abordagens para implementar o VMI. Um bom exemplo é a indicação de um funcionário do distribuidor para trabalhar com o comprador.

Outra abordagem possível é o de visitas do distribuidor para checar o que está em falta e já realizar a reposição dos produtos durante a visita.

3. Resistência a mudanças internas: outro desafio notável, é que alguns gestores ainda selecionam uma certa quantidade de produtos de acordo com a percepção prévia de seu negócio, sem levar em consideração dados concretos que justifiquem essa decisão.

Assim, um dos grandes desafios para a implantação do VMI é justamente mudar a rotina dessas pessoas, como o intuito de mostrar que existe a possibilidade de obter essas informações a partir de ferramentas avançadas.

Industria 4.0, Tecnologia e VMI

A digitalização da cadeia produtiva é a forma mais eficaz de otimizar processos e alcançar níveis de serviço mais altos.

Ao adotar o Vendor Managed Inventory, a indústria não está apenas investindo em uma gestão eficiente de estoques, mas também automatizando os relevantes procedimentos de cálculo que informam a situação dos estoques e sell out.

Para obter o máximo proveito dos resultados gerados pelo VMI, como de visibilidade da gestão, integração de dados e manutenção eficiente de estoques, é indispensável usar sistemas tecnológicos que automatizem os procedimentos de cálculo e entreguem a situação das vendas e dos estoques.

Contar com uma solução tecnológica capaz de fazer isso, otimiza o trabalho e a comunicação entre parceiros de negócios, uma vez que agrega elementos que facilitam as rotinas laborais, tais como:

• Integrar dados;
• Padronizar indicadores;
• Automatizar e facilitar processos;
• Gerar relatórios de performance.

Modernizar o controle do estoque usando a tecnologia faz todo o sentido no contexto do mercado atual. Quem não se informatiza perde em vantagens competitivas e se perde no volume gigante de dados que as indústrias geram o tempo todo.

Confiabilidade Entre Parceiros da Cadeia Produtiva

Uma outra questão importante é a confiabilidade entre parceiros no momento de firmar uma gestão de estoque baseada no Vendor Managed Inventory.

Como o comprador libera o acesso ao seu estoque para o distribuidor, estabelecer parcerias baseadas na confiança e na credibilidade é de extrema importância para que o processo seja bem-sucedido e positivo para as partes envolvidas.

Mesmo que o aumento da otimização da produção seja favorável, de um lado o comprador renuncia parte da sua liberdade de administração do estoque. Já a indústria, em contrapartida, traz para si a responsabilidade da administração e reposição sem criar excessos no estoque do distribuidor.

Sendo assim, antes de adotar o VMI, é interessante verificar suas parcerias e estabelecer compromissos que garantam a continuidade da cadeia produtiva sem erros.

A Precisão dos Dados é Essencial

Conforme vimos, a credibilidade nas parcerias e a abordagem correta são fatores críticos para a adoção de um processo de Vendor Managed Inventory adequado.

Mais do que isso, existe um fator final de maior importância: a acurácia e confiabilidade dos dados que são o sustento do processo.

Atualmente, respostas cada vez mais rápidas ao consumidor são requeridas de produtores e vendedores, já que qualquer falha ou demora pode levar o consumidor a comprar um produto concorrente.

Um elemento tão fundamental como o estoque não pode estar sujeito às falhas de métodos pouco eficazes e baseados em dados passíveis de falhas humanas e outros empecilhos.

Exige-se que as empresas estejam cada vez mais alinhadas na apuração de dados e nas tomadas de decisão, e é dentro desta ideia que aliados como softwares de inteligência de dados podem auxiliar.

Quanto maior a acurácia dos dados, mais simplificado será o processo de tomada de decisão e tanto fornecedores quanto compradores saem ganhando.

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